La inteligencia artificial (IA) puede ayudar en muchos ámbitos de la empresa, entre ellos, en el trabajo de oficina, automatizando algunas tareas y liberando tiempo para que los empleados puedan usarlo en labores más creativas y complejas. En este artículo explicamos cómo puede ayudar la aplicación de la IA en la oficina y cómo implantarla en cinco pasos.
¿Cómo ayuda la IA en el trabajo de oficina?
Implantar la IA en el trabajo de oficina puede ayudar a los empleados en el desarrollo de diferentes tareas de su día a día, especialmente en aquellas que pueden automatizarse o que les ayudan a organizar mejor la gestión del tiempo y los proyectos.
Así mismo, la aplicación de la IA en la oficina también contribuye a que la empresa pueda llevar una mejor gestión de los recursos, tanto humanos como materiales, y ofrecer atención rápida al cliente 24/7 en aquellas consultas que no requieren de la intervención del servicio técnico (como son la resolución de determinadas dudas y problemas).
Estas son algunas áreas y aspectos en los que la implantación de IA ayuda a reducir tiempos, gestionar mejor tiempo y recursos y ser más productivos:
- Programación de reuniones y gestión de agenda: Hay herramientas basadas en IA, como los asistentes virtuales, que pueden organizar y coordinar la agenda de todos los empleados, programar reuniones, tanto con clientes o proveedores externos como de equipos internos, emitir notificaciones con recordatorios, avisar de citas y correos pendientes de leer o enviar, etc.
- Optimización de recursos: Empleando herramientas que utilicen IA, como los ERP, se puede planificar y optimizar la gestión de recursos materiales y humanos de la empresa, desde el departamento de RR. HH. hasta el de contabilidad, se pueden interconectar unas áreas con otras y automatizar diferentes tareas que ayudarán a llevar una mejor gestión de los recursos de la empresa; los pedidos pueden convertirse en órdenes de fabricación o envío, creación del correspondiente albarán y factura, introducción en la contabilidad y actualización del inventario; automatización de los pedidos a proveedores para evitar la rotura de stock y la paralización de la actividad. En recursos humanos, apps para el registro de la jornada laboral en las que los empleados pueden solicitar permisos médicos, días libres o vacaciones de manera sencilla y rápida, así como enviar documentación, como justificantes u otros documentos administrativos.
- Filtrado de emails: Gracias al machine learning (que forma parte de los procesos de IA), los servidores de correo electrónico pueden filtrar los emails que recibimos, yendo más allá de la eliminación del spam, clasificando los correos en función de su prioridad y respondiendo de forma automática aquellos que sean consultas simples, ahorrando el tiempo que a veces perdemos revisando la bandeja de entrada.
- Introducción de datos: Es una de las tareas más repetitivas y en las que se suelen cometer errores humanos; con la IA la introducción de datos se puede automatizar, eliminando el error humano y liberando tiempo para que los empleados lo dediquen a otras tareas (por ejemplo, al realizar una factura, los datos relativos al precio y los impuestos se introducen en contabilidad, mientras que los relativos a productos o materiales, se introducen en el control de inventario).
- Análisis y gestión de documentos: Hay aplicaciones de IA que pueden analizar grandes cantidades de documentación, extraer y resumir la información relevante. Así mismo, también hay aplicaciones de IA que pueden ayudarnos a crear documentos en Word o Excel o a crear presentaciones en PowerPoint; no se trata de que creen el contenido por nosotros, sino que nos ayuden a corregirlo y pulirlo y presentarlo con el mejor acabado.
- Gestión de proyectos: Seguro que nombres como Asana o Trello os resultan conocidos; algunas herramientas para la gestión de proyectos como estas ya emplean sistemas de IA para ayudar en la gestión de proyectos (tanto de equipos presenciales como a distancia e híbridos). Gracias a ellos se pueden asignar tareas en base a la carga de trabajo de cada empleado, las fechas límite y la prioridad de tareas, optimizando tanto el flujo de trabajo como la productividad de todo el equipo.
- Atención al cliente: Hay consultas y dudas de clientes que pueden resolverse de manera automática gracias a la IA, de manera que el personal del servicio técnico puede centrarse en problemas más complejos y que sí requieren de la intervención humana.
- Mantenimiento de equipos: Utilizar aplicaciones de IA para monitorear el rendimiento de equipos y dispositivos puede predecir fallos antes de que ocurran y así poder programar el mantenimiento de forma proactiva, evitando largos períodos de inactividad.
- Mejorar la seguridad de la información: Existen diversas herramientas de seguridad de la información basadas en IA, que no solo monitorean la red para detectar comportamientos anómalos, sino que también tienen la capacidad de bloquear accesos o la copia o envío de archivos fuera de esta. Gracias a la aplicación de la IA en el campo de la seguridad informática se pueden prevenir las vulneraciones de datos.
Cómo implantar la IA en la oficina
Implantar la IA en la oficina no es una labor complicada, pero sí exige haber abordado ya un proceso de digitalización en la empresa, puesto que es la única forma para sacar el mayor provecho al uso de la inteligencia artificial, además de conocer los riesgos inherentes al uso de esta tecnología, tal y como nos recuerda Pedro Fernández, Ingeniero de Sistemas y Especialista de Seguridad en Océano IT.
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1. Identificar objetivos y necesidades
El primer paso es identificar los objetivos y necesidades que se quieren alcanzar en la empresa y en cuáles nos puede ayudar la implantación de herramientas de IA. En base a esto se podrá elaborar una estrategia personalizada para la implantación y despliegue de la IA en la empresa.
Esta estrategia puede desarrollarse poco a poco, dando tiempo a los empleados a acostumbrarse a ella y aprender a utilizarla. Se puede empezar con el uso de herramientas «sencillas» como gestores de equipos y proyectos, asistentes virtuales y aplicaciones para el registro de la jornada laboral. Y de ahí, ir implementando nuevas soluciones basadas en IA, como la implantación de un ERP, de un CRM, licencias para el uso de IAs generativas como ChatGPT o similares, etc.
Se trata de identificar las necesidades de la empresa y de la oficina, de proponer objetivos y encontrar aquellas áreas en las que la IA puede ayudar a mejorar la gestión, el rendimiento y la productividad.
2. Escoger las herramientas de IA para complementar y ampliar funciones
En base los objetivos y necesidades identificadas en el paso anterior, tendremos que buscar y escoger aquellas herramientas de IA o soluciones basadas en IA que realmente necesiten nuestra empresa y nuestra oficina (por ejemplo, si no nos dedicamos a ofrecer un servicio al cliente final, es posible que no necesitemos implantar un chatbot de atención al cliente).
Es importante, de cara a la integración y adopción de estas herramientas y soluciones por parte de la plantilla, que su función sea la de complementar y ampliar funciones y no sustituir trabajadores, es decir, que la IA debe ayudar a los empleados a ser más eficientes y productivos, a liberar tiempo de la realización de tareas más repetitivas o que pueden ser automatizadas, para dedicarlo a labores más complejas y creativas, a un trabajo con mayor valor añadido.
3. Prevenir los riesgos de la IA
No podemos olvidar, cómo decíamos más arriba, que la IA viene acompañada de riesgos que pueden poner en peligro la integridad y confidencialidad de la información, especialmente cuando las personas que emplean estas herramientas y soluciones no tienen la formación necesaria ni en su uso ni en ciberseguridad, especialmente asociada a la utilización de IA. Hablamos de riesgos como la filtración de información confidencial, el mal uso de las herramientas, la pérdida de información, fallos de las soluciones, programas o aplicaciones, etc.
Para evitar males mayores en lo que a seguridad de la información se refiere, se debe ser proactivo y antes de implantar ninguna herramienta o solución de IA, realizar un análisis de riesgos, con el que se podrán identificar las amenazas y adoptar las medidas de seguridad necesarias para reducir las probabilidades de que se materialicen o, en caso de que ocurran, minimizar su impacto en la continuidad del negocio.
El análisis de riesgos es la base para elaborar un protocolo para la implantación de la IA en la empresa y en la oficina, que también debe contemplar un protocolo de actuación en caso de un incidente de seguridad. Este protocolo también contendrá las medidas de seguridad técnicas y organizativas que deben implementarse por defecto a la hora de implantar y usar herramientas y soluciones de IA.
4. Formación y capacitación del personal
Implantar la IA en la oficina requiere formar y capacitar al personal para que sepan utilizar estas nuevas herramientas y soluciones y sacarles así el mayor provecho posible.
Así mismo, también requiere formación en materia de seguridad de la información y sobre el propio protocolo para la implantación y uso de IA desarrollado por la empresa
5. Medición y seguimiento
Finalmente, siempre que se implementan nuevas herramientas y procesos, se debe llevar una medición y seguimiento de los resultados; en el caso de la implantación de la IA en la oficina también es importante llevar este seguimiento, para lo que se recomienda comenzar un período de prueba tras la implementación de las herramientas y soluciones de IA escogidas y comprobar que funcionan y se usan de la forma esperada y que su impacto es el esperado en áreas como la gestión de recursos, el rendimiento y la productividad, haciendo los cambios y ajustes necesarios en aquellas áreas en las que se detecten problemas o no estén arrojando los resultados esperables.
Así mismo, el protocolo para la implantación de la IA del que hablamos en el punto anterior debe revisarse periódicamente para mantenerlo actualizado y en línea con la realidad y necesidades de la empresa y la oficina.
En definitiva, la implantación de la IA en la oficina aporta grandes ventajas y beneficios a la empresa, siempre y cuando se haga de manera adecuada, sabiendo cómo aplicar la inteligencia artificial en una empresa con, valga la redundancia, inteligencia, teniendo en cuenta sus riesgos y adoptando las medidas necesarias para prevenirlos y evitarlos, recurriendo a la ayuda y asistencia profesional cuando sea necesario o no se cuenta con el personal adecuado para ello.
