Los departamento de RRHH manejan gran cantidad de información sobre empleados y candidatos. Esta INFO es básica para gestionar grupos de trabajo y optimizar el capital humano de una empresa. En este artículo te hablamos sobre los usos y ventajas del Big Data en Recursos Humanos, y te mostramos algunos de los mejores programas para selección y gestión de personal.
¿Qué es el Big Data en Recursos Humanos?
El Big Data se refiere al enorme volumen de datos que almacenan las empresas en la actualidad. Sin embargo, lo realmente importante en esta tecnología es el uso que se hace de dichos datos. Para la gestión de volúmenes tan grandes de información, ya no sirven las herramientas tradicionales como las bases de datos relacionales, sino que se ha de recurrir a programas más avanzados, como bases de datos NoSQL, o sistemas dotados de complejos algoritmos o inteligencia artificial.
El Big Data en RRHH consiste en el almacenamiento, gestión y análisis de información sobre trabajadores o candidatos, con el objetivo de mejorar los procesos de selección de personal y la organización del capital humano de la empresa.
La aplicación del Big Data en los departamentos de Recursos Humanos se antoja imprescindible, sobre todo en medianas y grandes empresas, debido a la gran cantidad de información que almacenan. Gracias a las nuevas tecnologías, el área de RRHH puede simplificar y agilizar sus tareas y mejorar la gestión de personal.
El Big Data en RRHH consiste en el almacenamiento, gestión y análisis de información sobre trabajadores o candidatos, con el objetivo de mejorar los procesos de selección de personal y la organización del capital humano de la empresa.
En un principio, la relación entre Big Data y Recursos Humanos estaba vinculada sobre todo a la evaluación del desempeño laboral de los trabajadores. Sin embargo, actualmente se encarga de muchas otras cuestiones, como puede ser la captación o retención de talento, la mejora de la productividad, o la optimización de los programas de formación, entre otras.
Usos del Big Data en RRHH
El informe de la Fundación Personas y Empresas de Auren revela que las empresas españolas todavía tienen mucho que mejorar en relación a la aplicación del Big Data en Recursos Humanos. En concreto, este estudio, elaborado en base a encuestas realizadas a 130 empresas, indica que solo el 1% de las compañías han apostado por el Big Data para la gestión de sus RRHH.
Es decir, de momento parece que es una tecnología reservada para grandes compañías con un gran número de trabajadores y que necesitan del análisis de datos masivos para la gestión de plantillas tan amplias.
Otra razón para esta escasa implantación puede ser el desconocimiento por parte de las empresas de sus múltiples aplicaciones. Por ello, a continuación señalamos los principales usos del Big Data en Recursos Humanos:
Conocer el estado de la plantilla
El Big Data en Recursos Humanos permite tener una visión global en tiempo real de la plantilla de trabajadores. Cuántos empleados hay, cómo se organizan los diferentes departamentos, cuáles son los turnos de trabajo, qué áreas tienen mejor o peor rendimiento, qué departamentos requieren personal de refuerzo, etc.
Mejorar los procesos de selección de personal
Gracias al uso del Big Data, los departamentos de Recursos Humanos pueden analizar gran cantidad de información sobre los candidatos y evaluar sus perfiles de forma más eficaz. La aportación del Big Data se extiende a lo largo de todo el proceso de selección, desde el filtrado de currículum, hasta la evaluación de aptitudes o entrevistas de trabajo.
Encontrar y retener talento
Uno de los granes objetivos del área de RRHH es encontrar talento que pueda aportar valor a la empresa. Pero no solo es importante detectar futuros talentos, sino mantener los que ya están en la empresa. Gracias a las herramientas de Big Data para Recursos Humanos se puede saber qué empleados obtienen mejores resultados o cómo incentivar a los trabajadores válidos que, por alguna razón no se encuentran a gusto en la empresa.
Evaluar a los trabajadores
La aplicación del Big Data RRHH también se orienta al análisis del rendimiento de personal. ¿Qué áreas tienen mayor productividad? ¿Qué trabajadores ofrecen mejor rendimiento? ¿Cuáles son las causas del bajo rendimiento de un determinado grupo de trabajo? ¿Qué acciones llevar a cabo para mejorar el rendimiento de los trabajadores menos productivos?
Ofrecer formación personalizada
La evaluación de los trabajadores permite descubrir sus fortalezas y debilidades. Gracias a esto se pueden poner en marcha programas de formación internos que contribuyan a mejorar la capacitación profesional de los empleados, de forma que se favorezca su identificación con la empresa y aumente su productividad.
Analizar relaciones entre empleados
El Big Data permite analizar las redes organizacionales y comunicativas internas. Es decir, ayuda a identificar, definir y medir las interacciones entre empleados o entre empleados y puestos directivos. Toda esta información puede ser relevante para mejorar las relaciones entre el personal y optimizar los procesos internos de la empresa.
Optimizar tareas de People Analytics
El People Analytics consiste en la recogida y análisis de todo tipo de datos acerca de la plantilla de trabajadores. Gracias al Big Data, el estudio de esta información permite conocer el impacto que tienen las decisiones corporativas en los trabajadores. Esta información no solo puede ser utilizada por el departamento de recursos humanos, sino por cualquier área de la empresa.
Ventajas del Big Data en la gestión de Recursos Humanos
El uso de tecnologías Big Data en Recursos Humanos puede ofrecer numeroso beneficios, siempre y cuando se apliquen de forma correcta.
Anticiparse a las tendencias
El análisis de datos masivos sobre empleados y candidatos permite tener una visión 360º sobre su plantilla y las necesidades de la misma. Relacionando el estado de la plantilla con la situación o tendencias de mercado, se puede realizar una planificación más exitosa de los recursos humanos.
Adaptarse a los cambios del mercado
El uso de software de Recursos Humanos basado en Big Data contribute a conocer en tiempo real la fuerza de trabajo de una compañía. Gracias a ello se pueden identificar fortalezas y debilidades, de forma que la empresa se puede adaptar más fácilmente a las condiciones cambiantes del mercado.
Identificar perfiles adecuados para la empresa
La analítica predictiva permite saber qué candidatos se ajustan mejor a las necesidades de la empresa, o qué trabajadores conviene retener en la compañía. Gracias a ello se pueden crear grupos de trabajo que, además de ser eficientes, se identifican con los valores de la empresa.
Mejorar la relación con empresas de reclutamiento
Algunas compañías recurren a agentes externos para reclutamiento de personal. En estos casos es fundamental que la relación entre la compañía y estos agentes sea lo más fluida posible, para poder tomar decisiones con la mayor rapidez y sin pérdidas de tiempo. Esto se puede conseguir, por ejemplo, compartiendo los datos a través de herramientas de gestión en la nube.
Filtrar los datos que circulan en internet
También hay muchas empresas que publican sus ofertas en diversos portales de empleo. En internet circula una cantidad ingente de datos, que a veces puede resultar difícil de evaluar. Sin embargo, gracias al empleo del Big Data en Recursos Humanos todos estos datos se pueden filtrar para obtener información relevante sobre los candidatos, optimizando así los procesos de reclutamiento.
Conocer el grado de satisfacción de los empleados
Con el Big Data se puede detectar el nivel de satisfacción de los empleados mediante la realización de encuestas o evaluaciones personales. Los resultados de dichas encuestas se pueden analizar para saber en qué puede mejorar la empresa para que los empleados estén a gusto. Por ejemplo, la organización de los turnos de trabajo, las oportunidades de promoción interna, conciliación de la vida laboral y familiar, etc.
Invertir más tiempo en tareas productivas
Los departamentos de Recursos Humanos invierten alrededor del 80% del tiempo en tareas meramente administrativas. Las herramientas Big Data en Recursos Humanos permiten automatizar muchas de estas tareas, permitiendo al personal de RRHH centrarse en otras que realmente aporten valor a la empresa: desarrollo de carreras, formación, investigación de tendencias, etc.
Aumentar la productividad
Ente las aplicaciones más destacadas del Big Data en Recursos Humanos está la medición del rendimiento de los trabajadores. Gracias a esto se puede saber cuáles son los picos de rendimiento de personal o detectar aquellas áreas que necesitan mejorar. En base a estos datos se pueden poner en marcha iniciativas para mejorar la productividad: cambiar la distribución de la jornada laboral actualizar los equipos de trabajo, mejorarlas condiciones de seguridad, etc.
Digitalizar y automatizar la gestión de RRHH
La digitalización permite ahorrar mucho espacio en la empresa, evitando el almacenamiento de información en documentos físicos en papel. Además reduce los costes y agiliza la operativa, gracias a la automatización de procesos y la comunicación constante con otros departamentos.
Programas de Big Data para Recursos Humanos
Ahora que ya conoces los usos y ventajas del Big Data en RRHH, te indicamos algunos de los programas que te permiten aprovecharte de todos estos beneficios.
Sage 200cloud
Sage 200cloud y su hermano pequeño, Sage 50cloud, son dos de los sistemas de gestión de recursos humanos más empleados por las empresas. Gracias a ellos puedes obtener información en tiempo real sobre cualquier aspecto relacionado con el personal de tu negocio, agilizando así la toma de decisiones.
Entre sus funciones están el análisis del rendimiento del negocio y los empleados, la gestión de la jornada laboral, el control de nóminas o el cálculo de salarios, aparte de muchas otras.
Por otro lado, es un programa que pone especial énfasis en el cumplimiento de las normativas vigentes, en especial las relacionadas con la protección de datos de los trabajadores.
Entre las funciones de Sage 200cloud están el análisis del rendimiento del negocio y los empleados, la gestión de la jornada laboral, el control de nóminas o el cálculo de salarios.
a3EQUIPO
A3EQUIPO ofrece una solución escalable con un diseño modular, que permite modernizar y agilizar los procesos relacionados con la gestión del capital humano.
Una de sus grandes ventajas es que su diseño por módulos permite a cada empresa crear su propia herramienta personalizada en base a sus necesidades particulares.
Sus módulos básicos ofrecen soluciones de gestión de personal y nóminas, pero se pueden añadir muchos otros, por ejemplos de selección y evaluación de personal, formación, gestión del tiempo y mucho más.
A3EQUIPO es una solución escalable con un diseño modular, que permite modernizar y agilizar los procesos relacionados con la gestión del capital humano.
Bizneo HR
Bizneo HR es un software que cuenta con 12 módulos repartidos en tres categorías: gestión de personal, gestión del talento y gestión del tiempo.
Todos estos módulos permite al departamento de Recursos Humanos tener una visión global sobre los empleados de la empresa. Además, dispone de versión móvil para mayor accesibilidad.
Ofrece tres planes de negocio distintos, Essential para pequeños negocios, Professional para empresas de mediano tamaño, y Enterprise para grandes compañías.
Bizneo HR cuenta con 12 módulos divididos en tres categorías: gestión de personal, gestión del talento y gestión del tiempo.
Personio
Personio es una herramienta de Big Data para Recursos Humanos orientada a la mejora de la competitividad y productividad en la empresa.
Destaca por su capacidad para agilizar los procesos de selección de personal, desde la publicación de las ofertas, preselección de candidatos, evaluación y onboarding.
Por otro lado, cuenta con un portal de Autoservicio, en el que los trabajadores podrán consultar diversa información, por ejemplo sus horas trabajadas, nóminas, actualizar su información personal, etc.
En definitiva, es un programa que permite reducir las cargas administrativas del área de recursos humanos para centrar sus esfuerzos en otras tareas más productivas.
Personio destaca por sus opciones para agilizar los procesos de selección de personal, desde la publicación de las ofertas, preselección de candidatos, evaluación y onboarding.
Oracle HCM Cloud
Oracle es uno de los líderes mundiales en el desarrollo de soluciones profesionales para empresas. En este caso, Oracle HCM Cloud es una herramienta en la nube orientada a la gestión de recursos humanos.
Entre sus ventajas está la posibilidad de optimizar el reclutamiento de personal, diseñar programas de formación para empleados o analizar la fuerza de trabajo en la empresa.
Desde Oracle se afirma que es una herramienta que puede ser utilizada tanto por pymes como por grandes empresas. Sin embargo, hay que señalar que es una herramienta con un precio que puede ser demasiado elevado para pequeños negocios, por lo que en realidad está más orientada a medianas y grandes compañías.
Entre las ventajas de Oracle HCM están la posibilidad de optimizar el reclutamiento de personal, diseñar programas de formación para empleados o analizar la fuerza de trabajo en la empresa.
Kenjo
Kenjo es un programa de Big Data en Recursos Humanos relativamente nuevo, pero que ha entrado con bastante fuerza en el mercado. Su principal ventaja es que se trata de un software en la nube, por lo que no es necesario descargarlo en el equipo y se puede acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Ofrece las típicas funciones de este tipo de herramientas, véase la gestión de vacaciones y permisos, control horario de trabajadores, onboarding, encuestas de satisfacción, análisis de rendimiento de trabajadores, gestión de procesos de selección, etc. También dispone de un portal del empleado donde los trabajadores pueden consultar sus datos.
Kenjo es un software en la nube, por lo que no es necesario descargarlo en el equipo y se puede acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
META4 PeopleNet
META4 PeopleNet es una solución de Big Data para RRHH pensada para grandes empresas, sobre todo para aquellas que cuentan con más de 500 empleados.
Se trata de una herramienta en la nube muy completa para aquellas compañías que requieran realizar análisis muy completos del rendimiento, o gestionar nóminas de empleados en diferentes países. Sin embargo, a diferencia de otros programas de esta lista no incluye otras funciones que cabría esperar de los software ERP, como módulos de finanzas o de relaciones con los clientes.
META4 PeopleNet es una solución de Big Data para RRHH pensada para grandes empresas, sobre todo para aquellas que cuentan con más de 500 empleados.
TramitApp
TramitApp es una herramienta que destaca por las posibilidades que ofrece para que el personal de la empresa realice trámites laborales a través del teléfono móvil. Desde su plataforma, los empleados pueden reportar ausencias, bajas por enfermedad, horas extra, solicitudes de vacaciones, gastos en alojamiento o dietas, y un largo etcétera.
Además, también incluye una herramienta sencilla y eficaz para el control horario de los trabajadores. En definitiva, resulta uno de los programas más útiles y accesibles de la lista para todo tipo de empresas. Eso sí, le faltan opciones relacionadas con la selección de personal o el análisis de su rendimiento.
Desde la plataforma interna de TramitApp, los empleados pueden reportar ausencias, bajas por enfermedad, horas extra, solicitudes de vacaciones, gastos en alojamiento o dietas, y un largo etcétera.
Factorial HR
Terminamos con nuestra lista con Factorial HR, un software de recursos humanos que está especialmente enfocado al control del horario de empleados, vacaciones, ausencias, permisos, etc.
Cuenta con la opción de crear un organigrama para tener actualizada la estructura global de la empresa y d todos sus departamentos. Además, se puede generar informes personalizados y descargarlos en Excel.
Factorial HR es un software de recursos humanos especialmente enfocado al control del horario de empleados, vacaciones, ausencias, permisos, etc.
Ejemplos de aplicación del Big Data en RRHH
La mayoría de grandes empresas se están viendo obligadas al usar el Big Data en Recursos Humanos. La razón es que manejan tal cantidad de información que sería imposible de gestionar sin recurrir al uso de estas herramientas. Veamos algunos ejemplos de empresas que emplean el Big Data para la gestión de RRHH.
Amazon
Amazon aplicó el Big Data en Recursos Humanos tras las quejas de los trabajadores por las condiciones laborales. Para ello desarrolló una herramienta llamada Amazon Connectics, la cual utilizó para averiguar las razones del descontento de los empleados o sus demandas y solicitudes. Gracias a los resultados obtenidos, trabajó para revertir la situación y mejorar el grado de satisfacción de sus trabajadores.
Natura
Uno de los ejemplos más representativas de buen uso del Big Data en Recursos Humanos es el de Natura. Esta empresa de cosméticos se asoció con Whalecom con el objetivo de crear un mapa de 100 indicadores con los que detectar los beneficios o condiciones más valorados por los empleados. Según las respuestas, la empresa decidió en qué iniciativas merecía más la pena invertir para optimizar la gestión interna y aumentar la identificación de sus trabajadores con la marca.
GAP
Esta marca de ropa usa el Big Data para analizar tendencias y ciclos de contratación. Dichas tendencias se comparan con las condiciones del mercado o con las actuaciones de la competencia. De esta manera, la empresa puede entender mejor cuáles son sus fortalezas a la hora de atraer talento, pero también sus debilidades, por ejemplo detectando los momentos en los que los candidatos abandonan el proceso de selección.
Centro médico ABC
Este centro médico se dio cuenta de que uno de los grandes problemas de la salud privada es la elevada tasa de rotación de personal, especialmente entre aquel que tienen entre 1 y 5 años de experiencia.
Gracias al análisis de Big Data en Recursos Humanos, se concluyó que la principal razón era que muchas enfermeras preferían trabajar en centros públicos, ya que ofrecían mejores condiciones en relación a duración del puesto de trabajo, días de descanso o permisos.
En base a estas conclusiones, el centro médico ABS puso en marcha una serie de iniciativas para ofrecer una propuesta de mayor valor a sus profesionales. También creó el programa Reclutación Base Cero, a través del cual puede realizar una planificación más adecuada de su fuera laboral y garantizar la calidad de sus servicios.
Google es una de las empresas pioneras en el uso de Big Data en Recursos Humanos y en cualquier área en general. Una de sus iniciativas internas más exitosas fue aquella en las que se preguntaba: “¿Qué es lo que hacen nuestros excelentes líderes que no hacen los otros?“. Lo que hicieron fue analizar los resultados de los líderes de sus departamentos, comparando entre los más exitosos con los menos exitosos. En base a estos resultados pudieron comprobar cuál eran las razones para estas diferencias de rendimiento. En lugar de prescindir de sus líderes menos exitosos, identificaron a aquellos que tenían margen de mejora y trazaron hojas de ruta para mejorar sus prácticas y optimizar sus resultados.
BBVA Bancomer
Otro ejemplo del uso del Big Data en Recursos Humanos lo tenemos en este banco mexicano. Hasta hace relativamente poco, la entidad recopilaba numerosos datos sobre el ciclo de vida de los empleados, pero se dió cuenta de que eran datos aislados y que no resultaban realmente útiles.
Por ello, contrató a especialistas en análisis de datos que diseñaron mecanismos para poder relacionar las grandes cantidades de información que manejaba la compañía. Gracias a ello, la compañía pudo tener una visión más global e interrelacionada sobre el personal de la empresa y determinar cuestiones importantes, como los perfiles más necesitados en cada departamento.
Shell
Esta empresa de hidrocarburos obtiene gran parte de su información a través de los colaboradores de su red global. Mediante el análisis de datos como bandas salariales, identificación de talentos, incidentes, productividad y otra larga serie de KPIs, la empresa elabora informes predictivos que le permiten saber en qué circunstancias los colaboradores obtienen mejores resultados, o cuáles son los perfiles que más valor aportan a la compañía.
Telefónica
La empresa española de telecomunicaciones se percató de que una de las principales razones para la escasa implantación del Big Data en Recursos Humanos y la analítica predictiva es la falta de personal cualificado.
Por ello, en el año 2015 puso en marcha un programa de formación guiado por la MBIT School con el objetivo de mejorar la capacitación de los empleados en estas materias. El objetivo es aumentar la implantación del Big Data o la inteligencia artificial a través de la cualificación de los profesionales.
Nielsen
A través del estudio de 20 variables diferentes, Nielsen trató de averiguar cuáles eran las razones más habituales para la pérdida de talento en la empresa. Entre las variables analizadas estaba la edad, género, puesto de trabajo en la empresa, tiempos de permanencia en la compañía, participación en programas sociales, etc. Gracias al estudio de estos factores pudieron extraer datos muy interesantes, como los momentos más probables en que un trabajador puede abandonar a compañía, o el tiempo que un empleado desearía estar ocupando un puesto de la misma responsabilidad.
Con esto llegamos al final de nuestro recorrido por el Big Data en Recursos Humanos. Si bien es cierto que su uso está mucho más extendido entre empresas de mayor tamaño, muy pronto será una tecnología importante para todo tipo de negocios. Y es que la calidad del capital humano es uno de los factores que más influyen en el éxito empresarial.
Por último, recuerda que en nuestra web puedes encontrar más información sobre el uso del Big Data en otros sectores, por ejemplo el Big Data en marketing o el Big Data en salud.