Esta guía de información algorítmica laboral te ayuda a ver qué decide el software de tu empresa y dónde necesitas intervenir. Para mejorar la transparencia algorítmica laboral, verás qué pedir al proveedor, cómo comprobar los resultados y qué hacer si algo falla, con ejemplos de turnos, salarios, promociones y otras decisiones laborales.
El RD 723/2026, que entra en vigor el 5 de octubre de 2026, incorpora deberes de información sobre los sistemas algorítmicos y sus reglas. Lo que sigue son recomendaciones para revisar resultados; las comunicaciones a la plantilla tienen sus propios requisitos.
1. Identifica en qué decisiones sobre tus trabajadores interviene el software
Empieza por una decisión concreta de tu software de RR. HH.: un turno, un incentivo o una promoción, pendiente o ya aplicada. Revísala con quien usa la herramienta y con la persona responsable de esa decisión.
- Localiza lo que hace el sistema. Qué calcula, qué propone o qué descarta, y en qué momento. Por ejemplo, si genera el cuadrante o deja fuera a ciertas personas de una promoción.
- Comprueba cuándo y cómo interviene una persona. ¿Revisa el resultado antes de aplicarlo o solo cuando alguien reclama? Apunta quién es, qué mira y si tiene información, tiempo y autoridad para cambiarlo o rechazarlo.
- Localiza cuándo se aplica la decisión. Sigue cómo la propuesta acaba en el horario publicado, en el importe pagado o en el ascenso. Si ya se aplicó, anota qué revisión hubo y qué se confirmó o se cambió. Si está pendiente, quién la revisará y antes de qué paso.
Una revisión puede confirmar la propuesta sin cambiarla. Lo que cuenta es que la persona la haya estudiado y pueda influir realmente en la decisión. Darle a «aprobar» por rutina, sin mirar el resultado, no es revisar.
Ejemplo ilustrativo: el programa propone que Lucía haga el cierre del viernes. Sigue esa propuesta hasta que se publica el cuadrante para ver quién decide:
| Antes de publicar el cuadrante | Cómo llega a aplicarse |
|---|---|
| Nadie revisa la propuesta. | El cuadrante se publica tal cual lo genera el programa. |
| La encargada pulsa «aprobar» sin mirar los datos ni las asignaciones. | Se publica con una confirmación formal, pero sin revisión real. |
| La encargada revisa los datos y las asignaciones y puede cambiarlas. | Decide qué cuadrante publicar tras evaluarlo, con cambios o sin ellos. |
En el mismo ejemplo, revisa también la intervención humana en cada fase. Si el programa deja a alguien fuera del reparto de turnos, apunta si la encargada revisa esa exclusión o solo las asignaciones propuestas.
Deja por escrito la función del programa, la persona que revisa y el momento de aplicación. Si solo hay una confirmación rutinaria, o ninguna revisión, indícalo. Lo siguiente es averiguar qué datos y criterios hay detrás de la propuesta.
2. Qué preguntar al proveedor sobre los datos y criterios que utiliza
Con el caso delante, pide al proveedor que te explique la función y la versión que usas (si la herramienta es propia, a quien la desarrolló o configuró). Luego contrasta su respuesta con quien administra el programa y con RR. HH.: el proveedor explica la herramienta, pero tu empresa sabe cómo la tiene configurada y qué hace con el resultado.
La lista es una orientación práctica, no un formulario obligatorio del RD. Adapta las preguntas a tu herramienta, porque no todos los sistemas usan pesos, umbrales o las mismas opciones de revisión.
- Datos utilizados: ¿Qué datos necesita, de dónde salen y qué periodo analiza? ¿Qué pasa si faltan o están desactualizados?
- Reglas y criterios: ¿Qué prioridades, filtros, umbrales, desempates y excepciones aplica? Si usa fórmulas o pesos, ¿cuáles son y cuánto influyen?
- Configuración: ¿Qué puede cambiar la empresa y cómo se consultan los ajustes activos?
- Resultado y límites: ¿Qué genera: un importe, una propuesta, una puntuación o un descarte? ¿Qué significa y qué limitaciones conocidas tiene?
- Revisión: ¿Cómo se consultan los motivos, se corrigen los datos y se revisa o recalcula el resultado?
- Cambios: ¿Cómo avisará de cambios en el funcionamiento o de nuevas limitaciones? ¿Dónde estará la documentación actualizada?
Por qué vía: la acordada con el proveedor: un correo al equipo técnico o al responsable de cuenta, o un ticket en su portal de soporte. Pide la respuesta por escrito y guarda el intercambio y los documentos con su fecha y versión. Así queda constancia, aunque el RD no impone un canal concreto.
Puedes adaptar este mensaje:
Asunto: Información sobre [función] en [herramienta y versión]
Usamos [función] para [decisión laboral] y necesitamos documentar los datos y reglas que intervienen, la configuración, el significado y los límites del resultado, cómo revisarlo y cómo nos avisaréis de cambios. ¿Podéis respondernos por escrito o indicarnos las secciones de la documentación que aplican a nuestra versión, con un ejemplo de funcionamiento? Indicad también el contacto para aclaraciones y cuándo podéis responder.
Si te lo explican por teléfono o en una reunión, envía después un resumen por correo y pide que lo confirmen o corrijan.
Cómo comprobar la transparencia algorítmica laboral
Comprueba si la respuesta permite entender qué datos se usaron, qué criterios influyeron y cómo revisar el resultado. Si solo ofrece afirmaciones genéricas, pide estas aclaraciones:
| Si te responden… | Pide esta aclaración |
|---|---|
| «Es la persona más adecuada». | Qué criterios se aplicaron y qué datos de esa persona respaldan el resultado. |
| «La formación pesa un 30 %». | Cómo se valoró la formación y si ese porcentaje es el de la configuración que usas. |
| «No cumple el requisito». | Si consta que no lo cumple o si simplemente falta el dato, y qué filtro la dejó fuera. |
| «La IA ha redactado los motivos». | De qué registros sale la explicación y cómo puedes comprobarla. |
Pide una explicación ligada a tu caso. SAP, por ejemplo, documenta en su sistema de asignación de técnicos explicaciones basadas en reglas y registros de puntuación, consultables en el informe de planificación.
Si te mandan código o documentación difícil de entender, pide que te expliquen cómo se aplica a tu caso. El TJUE aclaró, en un asunto de evaluación crediticia automatizada, que comunicar el algoritmo no basta para hacer comprensible una decisión.
La explicación también debe ser fiel a lo que hace el sistema. El NIST diferencia entre la fidelidad de una explicación y el acierto de la decisión: saber cómo se llegó a un resultado no demuestra que sea correcto ni que esté libre de sesgos. Usa la respuesta del proveedor para concretar las comprobaciones del siguiente apartado.
3. Qué revisar en cada decisión laboral
Ya sabes dónde interviene el programa y qué explica el proveedor. Toca concretar qué debe comprobar la persona responsable en cada uso. Quédate con las filas que te afecten y adáptalas a cómo trabajáis; los ejemplos son orientativos.
| Decisión laboral | Qué puede hacer el sistema | Qué comprobar y quién lo revisa |
|---|---|---|
| Contratación y condiciones del contrato | Filtra candidaturas, ordena personas o propone condiciones para una oferta. | Revisa con RR. HH. los requisitos del puesto, los motivos de descarte y las condiciones propuestas antes de elegir a nadie. Generar un contrato con datos ya acordados solo automatiza la redacción. |
| Salario variable, comisiones e incentivos | Elige qué operaciones cuentan, aplica la fórmula y calcula el importe. | Repasa con quien prepara la nómina la base, la fórmula y el importe antes de pagar. Mira también las fechas y condiciones que determinan qué operaciones se incluyen, como documenta Oracle. |
| Cuadrantes, turnos y horarios | Reparte turnos según disponibilidad, cobertura, prioridades y restricciones. | Antes de publicar, quien planifica debe revisar disponibilidad, ausencias y cobertura. Distingue entre restricciones obligatorias y preferencias de planificación, como hace la documentación de Google: una preferencia no pesa lo mismo que una condición que impide asignar el turno. |
| Cambios de jornada | Calcula necesidades de personal y propone aumentar, reducir o redistribuir horas. | Quien decide el cambio debe revisar la necesidad prevista, las horas y la distribución pactadas y el horario propuesto. Comprueba si solo recomienda o cambia directamente la jornada. |
| Evaluación del rendimiento | Convierte actividad, objetivos o incidencias en puntuaciones, clasificaciones o alertas. | Quien evalúa debe cruzar los datos, los periodos y el contexto del trabajo con lo que mide la nota. Si activa un incentivo, un descarte o una alerta de despido, revisa también esa consecuencia. |
| Promociones | Filtra a quienes pueden optar al puesto y los ordena por criterios o puntuaciones. | Revisa con quien decide el ascenso los requisitos, los expedientes y qué significa la puntuación. Mira también los descartes: que falte un dato no demuestra que la persona no tenga esa formación o experiencia. |
| Lugar de trabajo | Propone o asigna un centro, una zona o días presenciales y en remoto. | Revisa los centros y zonas disponibles, los criterios de reparto y las condiciones de la persona afectada, y quién revisa y puede cambiar la propuesta antes de pasarla al calendario. |
| Tareas, rutas y clientes | Reparte encargos, asigna clientes u ordena las visitas de una ruta. | Quien coordina debe revisar disponibilidad, competencias, carga y desplazamientos antes de enviar el reparto. No es lo mismo ordenar visitas ya asignadas que elegir quién atiende a cada cliente; y quién puede corregir la asignación durante la jornada. |
| Vacaciones y descansos | Concede o rechaza solicitudes y asigna días según cobertura y prioridades. | Revisa solicitudes, cobertura, prioridades y desempates con quien autoriza los días. Fíjate en si revisa también las denegaciones antes de comunicarlas o solo cuando alguien reclama. |
| Extinción del contrato y posibles despidos | Genera alertas, puntuaciones o listas de personas que la empresa usa para plantear una extinción. | Sigue el camino desde la alerta hasta la decisión: quién verifica los hechos, valora la causa y puede rechazar la propuesta antes de aplicarla. Firmar una carta preparada por el sistema no prueba, por sí solo, esa revisión. |
En selección, revisa también los filtros aplicados antes de la puntuación final: un estudio muestra con un ejemplo cómo condicionan la lectura del resultado. Puede que se haya decidido quién sigue en el proceso antes de que una persona vea la lista.
Una puntuación no justifica por sí sola un despido. En un despido disciplinario, la empresa tiene que acreditar el incumplimiento grave y culpable que fundamenta la decisión. Entender cómo se calculó la nota ayuda a revisarla, pero no prueba esa causa.
Al terminar, resume la comprobación en una frase: «En [decisión], [persona responsable] revisará [datos, reglas o descartes] antes de [publicar, abonar o comunicar el resultado]». Si para esa revisión te falta información, añádela a la consulta al proveedor.
4. Cómo comprobar los datos y el resultado de un caso
Vuelve al caso que elegiste y revisa la calidad de los datos utilizados y de los resultados obtenidos. Primero reconstruye lo que pasó y, si queda alguna duda sobre el funcionamiento, haz una prueba.
Contrasta los datos, la configuración y el resultado
- Abre los registros originales. Mira a quién corresponden, el periodo, qué contienen y cuándo estuvieron disponibles para el sistema. Que una ausencia conste hoy no significa que el programa la conociera ayer.
- Consulta los ajustes utilizados. Compara la regla que explica el proveedor con la configuración que estaba activa en ese momento, incluidos los filtros, prioridades y excepciones que afecten al caso.
- Sigue el resultado hasta su aplicación. Qué generó el programa, qué descartó, qué confirmó o cambió una persona y qué se aplicó al final. Si no puedes reconstruir un paso, pide el registro o la explicación que falta.
En incentivos, además, hay que recuperar los datos utilizados en el cálculo original: Salesforce Spiff explica cómo los cambios posteriores en una operación pueden alterar la reconstrucción de una comisión antigua.
Siguiendo el ejemplo de Lucía: tiene una ausencia aprobada el viernes y aun así el programa le propone ese turno. Comprueba si la ausencia ya estaba aprobada cuando se generó el cuadrante, si llegó al planificador y si estaba activa la regla que impedía asignarle trabajo en ese periodo. Así sabrás dónde falla o qué queda por comprobar.
Haz una prueba si todavía necesitas aclarar una regla
Pide un entorno de prueba con datos ficticios y los ajustes que use tu empresa; si no lo hay, solicita una demostración. No experimentes con cuadrantes publicados, nóminas o valoraciones en uso.
Para probar la regla del ejemplo:
- Guarda el caso inicial sin la ausencia y anota el turno propuesto.
- Introduce la ausencia sin tocar el resto de datos ni la configuración.
- Comprueba la nueva propuesta. Si la regla documentada impide asignar turnos durante una ausencia, el programa tiene que respetarla. Si no lo hace, guarda los dos resultados y pide que te expliquen la diferencia.
En un modelo predictivo, comprobar cómo cambia el resultado al modificar un dato ayuda a entender su comportamiento; pide al proveedor ayuda para interpretar las variaciones. Una prueba aislada no valida todo el sistema.
5. Cómo corregir un error o resolver una revisión pendiente
Si falta información clave, concreta qué dato, regla o resultado necesitas aclarar y pide respuesta al proveedor. No completes la explicación con suposiciones. Mientras tanto, acuerda con quien toma la decisión cómo revisar el caso con los registros originales y qué apoyo técnico o laboral necesita.
Cuando encuentres el problema, pásale la corrección a quien pueda resolverlo:
- Dato incorrecto o incompleto: al responsable del registro, para corregirlo en origen.
- Dato que no llegó al programa: al administrador, para revisar el intercambio entre herramientas.
- Regla mal configurada: a quien gestiona los ajustes, para comprobar cuál debía aplicarse y desde cuándo está el error.
- Resultado incompatible con los datos y reglas: al proveedor, para que reproduzca el caso y explique o corrija el fallo.
Si la empresa había previsto una revisión humana y solo se pulsaba «aprobar», decide quién debe hacerla, qué comprobará y cómo podrá cambiar o rechazar la propuesta. Asegúrate de que tiene información, preparación y tiempo antes de que el resultado se aplique.
Una vez corregidos los datos, la configuración o el fallo:
- Vuelve a obtener el resultado y contrástalo. En el caso de Lucía, comprueba que la ausencia llega al planificador y que la nueva propuesta la respeta. Revisa también las asignaciones que hayan cambiado en el resto del equipo.
- Comprueba el alcance. Averigua si la misma causa afecta a otras personas, periodos o decisiones, y pide al administrador que delimite los registros afectados.
- Revisa las consecuencias. Si el resultado estaba pendiente, revisa la propuesta corregida antes de aplicarla. Si ya se había publicado un horario, pagado un incentivo o comunicado una decisión, coordina con RR. HH. la regularización y las comunicaciones necesarias: arreglar el programa no resuelve lo que ya pasó.
Si sigue sin haber una explicación fiable, deja el caso como pendiente, con una persona responsable y una fecha para retomarlo. Que el proveedor cierre el ticket no significa que esté resuelto.
6. Cómo documentar la revisión y mantenerla actualizada
Reúne en una carpeta del caso la respuesta del proveedor, la versión y la configuración utilizadas, los registros revisados y el resultado de la revisión. Deja el acceso solo a quienes tengan que intervenir.
Deja constancia de la corrección y las pruebas realizadas, tanto para explicar lo ocurrido como para detectar si el problema se repite. Puedes usar esta nota, adaptada al caso del ejemplo:
Caso: turno de cierre del viernes asignado a Lucía.
Problema comprobado: la ausencia estaba aprobada, pero no había llegado al planificador.
Actuación: [responsable] corrigió el envío de datos y generó otra propuesta.
Verificación: [persona y fecha] comprobó que el nuevo cuadrante respetaba la ausencia y revisó las asignaciones modificadas.
Decisión aplicada: [cuadrante aprobado y fecha de publicación; comunicación realizada si sustituye a uno anterior].
Alcance y pendientes: [otras personas o periodos revisados; lo que falta, quién lo resolverá y cuándo].
Adapta el registro a cómo termine el caso: duda aclarada, error corregido o revisión pendiente. Si confirmas la propuesta sin cambios, guarda también qué comprobaste y por qué te pareció adecuada.
Para mantener la transparencia algorítmica laboral, revisa la explicación cuando cambien el proveedor, las reglas, la configuración o el uso de la herramienta. Identifica qué parte se ve afectada y repite las comprobaciones que hagan falta. Guarda la versión anterior y el motivo del cambio, y avisa a quien prepara la información para los trabajadores de lo que deba actualizarse.
